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呼和浩特人力資源管理之定崗定編
作者:admin 發布日期:2018/6/1 15:08:18

在VACU(易變性、不確定性、復雜性、模糊性)時代,HR所有的工作都導向于服務業務需要,能有一種易操作的方法能讓HR和業務部門一起定崗定編,相信這是很多HR的期望。

定崗定編涉及企業業務目標的落實、員工能力和數量的匹配,從而影響到企業的運營成本和效率。定崗是指明確組織所需要的崗位,定編是指明確組織需要多少適合企業發展的個人。定崗定編使人、崗、事三者匹配,以達到人盡其才、才盡其用

1-目前常用的定崗定編方法-

定崗是指設計組織中的承擔具體工作的崗位。在實際工作中,定崗和定編是密不可分的,當一個崗位被確定之后,就會自動有人的數量和質量的概念產生。

1. 定崗方法

因事設崗:設置崗位既著眼于企業現實,又著眼企業發展。應按各部門職責范圍劃定崗位,而不是因人設崗;崗位和人是設置和配置的關系,不能顛倒。

2. 定編方法

(1)勞動效率定編法

是指根據生產任務和員工的勞動效率等因素來計算崗位人數的方法,實際上就是根據工作量和勞動定額來計算人員數量。該方法的特點是工作量大、投入成本高、周期長。

(2)業務數據分析定編法

根據組織的歷史數據(包括銷售收入、利潤、市場占有率、人工成本等)和組織戰略目標,確定組織在未來一定時期內的崗位人數。這種方法適用于成熟期的組織,因為這樣的組織其歷史數據才具有相對的延續性和穩定性。 

(3)行業比例定編法

是指按照企業職工總數與某一類人員總數的比例來確定崗位人數的方法,該方法適合臨時性、輔助性、替代性及支持性崗位定員。

如人力資源管理類人員與業務人員之間的比例在服務業一般為1100,在煤炭行業人力資源管理類人員與從業人員之間的比例一般為1200。該方法需要通過調研,搜集外部數據,但成本較高,難度較大。 

(4)組織機構、職責范圍和業務分工定編法

是一種在明確崗位職責的基礎上,根據工作量的大小和難易程度,結合人員能力水平確定崗位人數的方法。比較適合分工明確、專業化生產程度高的組織。 

(5)預算控制定編法

部門負責人對本部門的業務目標和崗位設置及員工人數負責,在獲得批準的預算范圍內,自行決定各崗位的具體人數。 

(6)工作分析、業務流程分析定編法

根據各崗位工作量,確定單個員工單位時間的工作量;根據業務銜接流程,結合上一步的分析結果,確定各崗位編制人員的比例;根據企業的總體目標,確定單位時間的總工作量,從而確定各崗位人員編制。 

(7)管理層、專家訪談定編法(德爾菲法)

通過管理層和專家訪談,獲得工作量、編制調整建議、同類企業人員結構(包括管理層次和管理幅度等)等信息。此種方法通常作為輔助定編方法與其他方法結合使用。

上述方法在實際工作中,得到大規模應用的似乎只有德爾菲法和預算控制法,其他方法似乎并不被HR和部門管理者接受。

2-以組織職能分解為基礎的定崗定編-

企業要盈利才能生存。如何盈利其實就是企業的短期戰略(本文嘗試從短期策略方面解決定崗定編,關于長期戰略暫不做考慮),尤其是在VUCA時代,需要企業快速增強戰斗力,更需要HR及時配置人力資源,上述定崗定編方法似乎有些欠缺敏捷性。

基于此在進行內部定崗定編時,嘗試“優化組織機構、職責范圍和業務分工定編法”,暫定義為“敏捷定崗定編法”。

從目前內部實施效果看,能基本滿足業務部門快速配置人力資源的要求,具體操作如下:

1. 界定部門年度戰略目標

在這個步驟,重點在于公司的經營層和管理層能通過充分的論證,如采取年度戰略引導會等形式,形成每個部門的年度戰略目標。這個步驟最為重要,其結果決定了后續定崗定編的有效性。

2. IRMA圖來進行主要職責界定

IRMA圖是國際通用的組織職能梳理工具,幫助企業分析、澄清各項職能執行過程中相關單位/部門之間的職責分工關系,以明確各部門的職能定位。

在明確關鍵管理流程的基礎上,把每一個活動落實到特定的崗位上,明確每個崗位在關鍵流程的作用方式,為崗位分析建立堅實的基礎。

表1  IRMA分析表

 益慧弘遠人力資源

假設我們今年的工作重點是產品開發,那么該如何進行職能界定呢?如表2所示(其中R主負責,JR共同負責)。

表2  職能界定示例

 益慧弘遠人力資源

【說明:由于我們界定部門主職能,因此在表2不反映其他幾種職能界定】

3. IRMA圖來進行二級職責界定

表3  二級職責界定示例

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4. IRMA圖進行三級職責界定,確認崗位

表4  三級職責界定示例

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【說明:本處分解主要基于中小型民營企業進行,大型企業或分工細化企業可考慮進一步細化分解】

5. 工作難易程度工作頻率定編

表5  定編示例

 益慧弘遠人力資源

【說明:本表分析主要基于企業現狀進行分析,如果管理者希望對某一個職能進行強化,可增加備注欄進行說明】上述敏捷定崗定編法通過IRMA圖不斷地對組織職能進行落地。在具體的落地中,尤其是步驟(5)中,除了可以使用工作難易程度工作頻率兩個維度外,適當參考勞動效率法、業務數據分析法等,都會讓定編更合理,而且符合現在大部企業希望實現業務資源快速配置的期望。

本質上敏捷定崗定編法是借用了組織職能落地并融合工作量形成的一種綜合方法。

從目前在內部和外部兩家企業的試用情況來看,能比較有效地滿足業務部門快速定崗定編、推動業務落地的需求。

從實施情況看,很多時候業務部門不配合HR的工作、不愿意做定崗定編,實際上是我們沒有給業務部門提供合適的工具——并能實時看到自己作用的工具。

這其實給HR提了一個醒:雖然業務部門經理是人力資源第一責任人,但是他們畢竟不是專業HR(很多業務部門經理其實根本不屑于了解HR專業)。

作為專業HR,在貼近業務的大趨勢下,一定要了解自己的業務,將自己的業務工具簡化為可操作的工具,提供給業務部門經理,才是HR應該承擔的職能。定崗定編標準不統一,企業適用的才是最好的。


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